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写邮件之前,你得知道这些邮件礼仪!(下)

邮件发送已经成为了一个职场人必备的技能,若注重了邮件礼仪,也许会让你事半功倍,实现从优秀到卓越。昨天讨论了发送邮件需要注意的事项,今天要和大家讨论邮件回复应该注意的问题,小伙伴们今天继续约起~

 

【邮件回复】

 

你是否觉得发送邮件比回复邮件要轻松。其实不然,回复邮件依旧有许多要注意的地方。

 

1.及时性回复对方邮件

 

一定要及时反馈,一般不要超过2个小时。如不能及时,要说明下原因。记住,及时反馈信息,是对发送邮件的人的尊重。

 

2.回复文字不要太少

 

其实,内容上文字过少,也会给人不尊重的感觉。所以,最好能控制在10个字以上。

 

3.回复和回复全部的区别

 

不要将这两个混淆!!回复只是给发送给你邮件的那个人进行回复,而回复全部则不然。回复全部,是将邮件中相关干系人,都进行通知回复。

 

如果搞不清楚这两个区别,很可能你会将自己的邮件错发到CEO那里。

 

4.控制回复邮件的量

 

如果你发现,一件事情你发了多次邮件都没有解决,那就考虑开个会或当面进行沟通协商。等协商结束,在进行相关邮件的备忘等操作。

 

【关于附件】 

 

有时候,工作的需要,不得不在邮件中上传附件。但,你必须要记住:

 

1.附件不要过大

 

附件太大的情况下,不但收件人打开速度慢,而且下载后会占用较大空间,因此上传邮件的附件最好为2G左右,如果有必要发送较大邮件建议选用网易企业邮件,单次可传3G附件,更有16G超大云附件帮用户解决附件容量过小的问题。

2.有附件,必须要在正文指出

 

倘若有附件,一定要告知收件人,有附件的存在。

 

比如:如附件,是XXX

 

此外,如果是百度云代替附件,请写好具体的链接和密码在上面。

 

最后,还要注意附件名字要符合主题和正文的内容。

 

 

【关于其他】

 

 

除了上面讲的二个方面,还有一些微小的细节需要说明一下:

 

1.发送,或者抄送的时候,要注意职位的先后顺序。

 

比如说你不能将一个普通职员放在CXO之前。

 

2.主送人是必须进行回复的,而抄送人则没有义务强制性回复。

 

3.跨部门合作时,一定要记得将相关领导抄送好。

 

 

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2018-05-07 09:49:16
丁磊

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