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写邮件之前,你得知道这些邮件礼仪!(上)

工作中离不开发送邮件,但邮件并不像微信一样随心,邮件是更正式、更书面的的交流形式,对用语,格式都有一定的要求。一个不会写邮件的职场人,专业形象将会大打折扣。

其实,邮件如同人一般,糟糕的邮件给你带来的影响可能是毁灭性的。譬如,错把 回复全部 当成 回复 ,结果将私密的信息广而告之。诸如此类,太多太多。

那,究竟如何做好邮件礼仪呢,且听小易慢慢道来:

 

 

【主题清晰,用词规矩】

 

 

主题,往往是绝大多数人对于邮件的第一印象。邮件的内容及其重要性,在主题上可以展现的淋漓尽致。

 

 

1.标题要简洁,干练

 

2.标题要符合邮件正文内容

 

3.标题绝对不可以空,除非是给自己发的

 

4.标题可适当使用标点符号进行强化信息的重要性,譬如感叹号等

 

5.若在多次回复过程中,讨论事情发生变化,要及时更换邮件标题

 

 

【谦虚客气,用好措辞】 

 

 

俗话说,礼多人不怪。尤其生活在号称礼仪之邦的我们而言,更是如此。

 

要在邮件中尽量表现的礼貌客气一些,这样即便处理事情有所不周,也能够让人最大可能的宽恕你。

 

1.区别好上下级关系。

 

倘若是高管,在措辞上,多用您来称呼对方,切不要直呼大名。

 

如果是同事或者下属,为了不让邮件显得生分,尽量不要使用明显区别关系的你、我等词语。

 

2.开头和结尾的套路要把握好

 

对于开头,如果你和收件人很熟,可以用Dear,XX。否则,尽量用HI,就可以了。

 

此外,结尾用些best regards,或者祝好,一切顺利等词就行。

 

 

 

【正文通顺,逻辑恰当】

 

正文是邮件的核心内容,搞定邮件内容是很重要的事情:

 

1.将所有内容一次说清

 

考虑好如何将自己所有的内容组织在一封邮件中。不要等发出去邮件之后,继续补充更新邮件。

2.正文叙述流畅,逻辑性强

 

如果正文很长,建议采用麦肯锡的结构化思维,结论先行。

 

其次,对于具体的多事项说明,建议采用1、2、3、4条理性地去总结。

 

3.合理对正文内容进行强调

 

对正文通篇强调,等于没有强调。因此,在对正文书写的时候,一定要注意克制自己强调的欲望。

 

只选择,你认为最重要的地方进行强调即可。

 

强调方式有很多,加粗,加文字背景色等。

 

4.慎用表情

 

邮件代表商务,慎重使用表情。往往一个表情,会让整个气氛轻佻起来。当然,如果很有必要这么做,也是可以的。这里只是说慎用而已。

 

5.避免错别字

这是对人最起码的尊重问题。并且,在发出邮件之前,要再三检查一下,以保证万无一失。

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2018-05-07 09:42:58
丁磊

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